Quello dell’Executive Assistant è uno dei profili più in rapida ascesa negli ultimi tempi. TIM, considerando la complessità dell’operato di questo ruolo, desidera investire con un ampio ed articolato percorso di formazione. Il progetto si sviluppa in 12 moduli tutti erogati con modalità FAD.

Chi è l’Executive Assistant

Col termine Executive Assistant (o assistente di produzione) ci si riferisce a una figura di grande importanza negli equilibri aziendali. Di norma affianca l’operato di un dirigente di alto livello come un presidente o un amministratore delegato. In alcuni casi è di supporto a un intero team dirigenziale.

I compiti assegnati a chi ricopre questo ruolo all’interno dell’azienda sono oggi molto più estesi. Infatti, l’Executive Assistant si pone al centro di tutti i processi aziendali.

Lo stesso vale per le sue competenze che devono comprendere elementi di marketing, di gestione dei conflitti e delle situazioni di stress, oltre alla conoscenza di almeno due lingue.
Per questo motivo la persona chiamata a ricoprire questo ruolo deve essere altamente versatile, competente negli argomenti più vari e capace di risolvere agevolmente i problemi.

Cosa fa l’Executive Assistant?

L’organizzazione prima di tutto

In primis i compiti più prettamente di “segreteria classica” come:

L’organizzazione dell’agenda degli appuntamenti e degli eventi del proprio superiore;
Rispondere alle telefonate e recapitare messaggi;
Occuparsi di tutte le questioni burocratiche e amministrative.

• L’organizzazione dell’agenda degli appuntamenti e degli eventi del proprio responsabile
• Gestire la comunicazione e recapitare messaggi
• Occuparsi di tutte le questioni burocratiche e amministrative

Saper fare da filtro

Oltre a questo però l’Executive Assistant deve fare da filtro, gestendo quanto più possibile gli imprevisti e le problematiche di poco conto e passando al proprio superiore solo le questioni più importanti. Pertanto è importante che abbia grandi doti organizzative, che sia capace e all’occorrenza veloce ad apprendere.

Sapersi assumere grandi responsabilità

Come detto sopra è necessario che sia in possesso di molte conoscenze:

• Può capitare ad esempio di dover fare indagini di mercato, che verranno poi utilizzate dai dirigenti per prendere decisioni sull’andamento della compagnia
• Così come può essere necessario gestire conflitti interni all’ambiente di lavoro, motivo per il quale l’Executive Assistant deve essere in grado di gestire i rapporti interpersonali e la comunicazione con i dipendenti

Il percorso formativo

In considerazione di quanto illustrato in precedenza, TIM ritiene opportuno erogare un percorso formativo ampio ed ambizioso. Le tematiche sono sia comportamentali (soft skill) che tecniche (hard skill). Dodici giornate di formazione a distanza che si svilupperanno molto sul confronto.

Di seguito l’elenco dei temi trattati.

• Gestione del tempo – Efficacia, efficienza ed eccellenza nella relazione
• I mangiatori di tempo
• La comunicazione efficace
• La definzione dello “scope”
• La pianificazione corretta
• La gestione del tempo in team
• La complessita
• Il contesto, le informazioni, la soluzione
• Tecniche di problem solving
• Il pensiero laterale
• Problem solving creativo – come risolvere i problemi nelle organizzazioni complesse