Sentiamo sempre parlare di “burnout” meno di sovente di infobesity. I dipendenti hanno paura di raggiungere il punto di non ritorno e i datori di lavoro spendono milioni di euro per analizzare la loro forza lavoro nella speranza di prevenire il turnover. Ma cosa causa davvero il burnout? È puramente stanchezza fisica o c’è di più? Dopo aver approfondito l’argomento ho scoperto una tendenza interessante.

Cos’è l’Infobesity sul posto di lavoro?

Sembra che qualsiasi informazione di cui abbiamo bisogno sia sempre a portata di clic. Riceviamo innumerevoli messaggi, e-mail e notifiche dai nostri colleghi, capi, dai media e altro ancora. Anche se questa è spesso una buona cosa, a volte riceviamo più informazioni di quelle che il nostro cervello è umanamente in grado di elaborare. È pura biologia. Quando il cervello non riesce ad assimilare le informazioni, perdiamo la concentrazione e possiamo essere sopraffatti.

“Il sovraccarico di informazioni (IO) sta avendo troppe informazioni con solo una capacità finita di elaborarle. Fonti di informazione come e-mail, motori di ricerca, canali di notizie TV, canali di social media e altri sono una delle principali fonti che causano IO”¹

Il sovraccarico di informazioni è noto anche come Infobesity o ansia da informazione. È un concetto difficile da capire, ma vale la pena prendersi un momento, in quanto sfida l’efficacia del processo decisionale, specialmente sul posto di lavoro.

Cos’è l’Infobesity sul posto di lavoro?

Quasi il 55% degli impiegati afferma di soffrire di infobesity. Di conseguenza, il 43% di quei lavoratori è stressato e il 34% si sente sopraffatto, secondo lo studio di Microsoft chiamato Defying Digital Distraction.

Tutte le industrie soffrono di infobesity sul posto di lavoro. Le organizzazioni che stanno subendo una trasformazione digitale dovrebbero considerare come potrebbe influenzare i loro dipendenti. In un posto di lavoro digitale, abbiamo accesso a tonnellate di informazioni. I dipendenti e i datori di lavoro spesso sbagliano in queste situazioni. Usano la tecnologia per accelerare i vecchi modi di lavorare invece di reimmaginare come migliorare le condizioni di lavoro. Queste pratiche spesso portano le organizzazioni al punto di infobesity.

Indentificare l’infobesity

Le domande chiave che i datori di lavoro dovrebbero considerare quando si implementano nuove tecnologie sul posto di lavoro sono le seguenti:

• Quanto è facile per i nostri dipendenti trovare informazioni?
• Le informazioni sono ben strutturate?
• Forniamo le informazioni giuste?
• Il flusso di informazioni è efficace?
• I dipendenti hanno bisogno di accedere a tutti i dati disponibili per prendere una decisione informata?
• Posso assicurarmi che i miei dipendenti non vengano sopraffatti?

Gestione dell’infobesity sul posto di lavoro

Le piattaforme Intranet sono il punto di accesso più breve e affidabile a tutte le informazioni aziendali. Ma è tutto quello che c’è? Può aiutare i dipendenti a sfuggire alla trappola del sovraccarico di informazioni? Nella prossima parte proverò a rispondere a queste domande esplorando diversi modi per gestire l’infobesity sul posto di lavoro.

Flusso di informazioni: approccio vecchio vs nuovo

Uno dei vantaggi chiave di una intranet è la sua capacità di memorizzare e facilitare l’accessibilità per tutti i dati relativi al lavoro. Quindi dovrebbe offrire un motore di ricerca interno ben integrato, per aiutare i dipendenti a far emergere e “tirare” tutte le informazioni di cui hanno bisogno. Sebbene cruciale per l’intranet aziendale, la ricerca non è lo strumento migliore per combattere e gestire l’infobesity sul posto di lavoro.

Per natura, le persone hanno bisogno di dati e informazioni per prendere decisioni informate. La mancanza di informazioni ostacola il processo decisionale. Tuttavia, l’eccesso di informazioni di solito complica anche una decisione. Non fraintenderci, esplorare tutte le angolazioni di un problema è sempre un buon approccio, ma nel tentativo di elaborare grandi quantità di dati, i dipendenti possono perdere informazioni utili.

Immagina cosa accadrebbe se ti venissero effettivamente consegnate solo le informazioni giuste! E’ necessario adottare una strategia informativa “push”, in cui i dati vengono segmentati prima che vengano consegnati. L’ottimizzazione del processo di consegna consentirà all’organizzazione di gestire il flusso di informazioni e ridurre il rischio che i dipendenti siano travolti dalle informazioni.

Gestione dell’infobesity: 5 consigli per i dipendenti

Chi è responsabile della risoluzione di problemi come l’infobesity? È un lavoro per il team di comunicazione interna, o forse tutti i dipendenti svolgono un ruolo? Abbiamo bisogno di un approccio top-down o forse più bottom-up?

Dal punto di vista dei dipendenti

Ci si aspetta che le persone assorbano e gestiscano grandi quantità di dati, costantemente. Ogni giorno siamo esposti a un flusso di aggiornamenti di notizie globali, sviluppi tecnologici o questioni politiche. Che ci rendiamo conto o meno, le nostre decisioni sono influenzate da vari aspetti, allo stesso modo in cui le nostre scelte quotidiane sono influenzate da pubblicità mirate. Le informazioni provengono da varie fonti come i social media, la TV, Internet e la sua influenza vanno oltre la nostra sfera personale. Il modo in cui siamo esposti alle informazioni su base giornaliera si riflette anche nel nostro posto di lavoro

• A casa – Il 90% dei messaggi SMS viene letto entro 3 minuti.
• Al lavoro – L’85% delle e-mail di lavoro viene aperto entro due minuti
• Conseguenze – Ci vogliono 24 minuti per tornare al compito dopo aver aperto un’e-mail

Le abitudini che creiamo nella comunicazione quotidiana e nella raccolta di informazioni vengono trasferite anche sul lavoro. In combinazione con gli alti livelli di digitalizzazione sul posto di lavoro, causano l’accelerazione dei fattori di sovraccarico di informazioni.

Dipendenti che gestiscono infobesity: consigli e trucchi

I dipendenti svolgono un ruolo importante nella lotta contro il sovraccarico di informazioni. Quindi è necessario aumentare la consapevolezza sui modi in cui i dipendenti possono gestire l’infobesity mentre svolgono le attività lavorative quotidiane.

Ecco 5 consigli per un lavoro più efficiente e produttivo:

1. Limita il tempo di ricerca

L’abbondanza di informazioni può creare dipendenza. I dipendenti dovrebbero assegnare un periodo di tempo limitato per la raccolta di informazioni. Ciò riduce il fuso orario improduttivo in cui cadono quando seguono un paio di link “correlati”.

2. Scegli le attività prioritarie

Il cervello umano ha i suoi limiti! È consigliabile scegliere tra 3 o 5 attività giornaliere, e lavorare solo su quelle durante il giorno. I dipendenti possono utilizzare una lista di cose da fare, ma possono andare un po’ oltre e dividere le attività in liste giornaliere più brevi, che manterranno l’attenzione più a lungo e aiuteranno a evitare il sovraccarico di informazioni.

3. Multitasking

Lo facciamo tutti. Ma la domanda è: possiamo farlo meglio? I dipendenti spesso passano da un compito all’altro, perché si sentono bloccati. Ma ogni distrazione o l’inizio di un nuovo compito ha il suo prezzo. Si consiglia di raggruppare attività quotidiane simili in slot uno accanto all’altro. Ciò consente di trasferire informazioni pertinenti da un’attività all’altra e ridurrà i tempi di concentrazione. Ridurrà anche il carico cognitivo che si verifica quando il cervello umano raccoglie nuove informazioni.

4. Riunioni

I 2 consigli di cui sopra sono particolarmente utili quando si tratta di riunioni. Pianificare troppe riunioni in un giorno può influire sulla capacità di rimanere concentrati. Definire uno slot giornaliero per le riunioni e organizzare riunioni di lavoro simili l’una accanto all’altra per tenere i dipendenti lontani dal burnout.

5. Controllo

Le e-mail non sono le uniche interruzioni al lavoro. Ci distraiamo da tutti i tipi di telefoni, comunità, social media o altre notifiche. I dipendenti dovrebbero regolare le impostazioni di notifica su tutti gli strumenti relativi al lavoro. Disabilitare gli avvisi durante le riunioni, gli slot di lavoro e anche durante le pause aiuterà a concentrarsi meglio sul compito da svolgere.

Seguendo i consigli di cui sopra, i dipendenti saranno in grado di controllare il loro flusso di lavoro e sfuggire al sovraccarico causato da informazioni e accesso illimitati alle risorse.

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1. Fonte: Sadiku, M. N., Shadare, A. E., & Musa, S. M. (1999). Sovraccarico di informazioni: cause e cure. ↩︎