Il segreto per una gestione efficace del tempo è pensare ai pomodori piuttosto che alle ore. Può sembrare sciocco all’inizio, ma milioni di persone giurano sul potere di questa tecnica. Noi italiani possiamo esserne particolarmente fieri. Anche in inglese infatti si definisce: “The Pomodoro Technique”!

Questo popolare metodo di gestione del tempo ti chiede di alternare sessioni di lavoro mirate con frequenti brevi pause per promuovere una concentrazione sostenuta.

Prova la tecnica del pomodoro se:

• Ci sono continue interruzioni nella tua attività
• Hai difficoltà a dire “no” a chi ti interrompe
• Hai difficoltà a mantenere elevate prestazioni con il trascorrere del tempo
• Arrivi ad un certo punto della giornata e ti chiedi: “già finito il mio tempo a disposizione!?”
• Vuoi cominciare ad applicare qualche tecnica di Time Management
• Ti piacciono i pomodori!

Cos’è la tecnica del pomodoro?

La Tecnica del Pomodoro è stata sviluppata alla fine degli anni ’80 dall’allora studente universitario Francesco Cirillo. Cirillo stava lottando per concentrarsi sui suoi studi e completare i suoi compiti. Sentendosi sopraffatto, si pose come intento quello di impegnarsi per almeno 10 minuti di tempo di studio concentrato. Incoraggiato dalla sfida, trovò un timer da cucina a forma di pomodoro, e nacque la tecnica del Pomodoro.

Anche se Cirillo ha continuato a scrivere un libro di 130 pagine sul metodo, il suo più grande punto di forza è la sua semplicità:

1. Stabilisci una lista di cose da fare
2. Procurati un timer
3. Imposta il timer per 25 minuti e concentrati su una singola attività fino a quando il timer non suona
4. Al termine della sessione, “contrassegna un pomodoro” e registra ciò che hai completato
5. Goditi una pausa di cinque minuti
6. Dopo quattro “pomodori”, prenditi una pausa di 15-30 minuti più lunga e più gratificante

Cosa sono gli sprint

Gli sprint di lavoro di 25 minuti sono il nucleo del metodo, ma una pratica Pomodoro include anche tre regole per ottenere il massimo da ogni intervallo:

• Scomporre progetti complessi. Se un compito richiede più di quattro pomodori, deve essere diviso in passaggi più piccoli e attuabili. Attenersi a questa regola ti aiuterà a fare progressi chiari sui tuoi progetti.
• Le piccole attività vanno di pari passo. Qualsiasi compito che richiederà meno di un Pomodoro dovrebbe essere combinato con altri semplici compiti. Ad esempio, “eseguire un bonifico”, “impostare un appuntamento” e “leggere un articolo” potrebbero andare insieme in una sessione.
• Una volta che un pomodoro è impostato, deve suonare. Il pomodoro è un’unità di tempo indivisibile e non può essere rotto, soprattutto se per controllare le e-mail in arrivo, le chat, i social, i messaggi di testo. Qualsiasi idea, compito o richiesta che si presenta dovrebbe essere annotata per tornare in seguito.

In caso di interruzione inevitabile, prenditi la tua pausa di cinque minuti e ricomincia. Cirillo consiglia di tenere traccia delle interruzioni¹ man mano che si verificano. Di riflettere su come evitarle nella tua successiva sessione.

La regola si applica anche se finisci l’attività prima che il timer si spegni. Usa il resto del tuo tempo per l’overlearning, migliorare le abilità o la portata delle conoscenze. Ad esempio, potresti passare il tempo extra a leggere articoli professionali, di settore o a ricercare nuovi spunti o opportunità.

Se il sistema sembra semplice, è perché lo è. Nella tecnica del Pomodoro metti in gioco la mente con l’obiettivo di completare i compiti.

Cosa rende il pomodoro così efficace

La banalità arbitraria di usare un pomodoro come strumento di misura per unità di tempo, smentisce la seria efficacia della Tecnica Pomodoro nell’aiutare le persone a fare le cose. Ecco cosa rende il metodo particolarmente adatto ad aumentare la produttività:

Rendere facile l’iniziare

La ricerca ha dimostrato che la procrastinazione ha poco a che fare con la pigrizia o la mancanza di autocontrollo. Piuttosto, rimandamo le cose per evitare sentimenti negativi. È difficile, se non “pericoloso”, fissare un grande compito o progetto, uno che potresti non aver certezza (o non convinzione) nel come farlo. Quindi ci rivolgiamo invece ad un social o a Netflix per migliorare il nostro umore, anche se solo temporaneamente.

Fortunatamente, gli studi hanno anche mostrato un modo efficace per uscire dal circolo vizioso di evitare: ridurre qualsiasi cosa tu stia rimandando a un primo passo minuscolo e non intimidatorio. Ad esempio, invece di sederti a scrivere un romanzo, siediti a scrivere per 5 minuti. Ancora troppo difficile? Prova a sederti per modificare un paragrafo. Fare qualcosa di piccolo per un breve periodo di tempo è molto più facile da affrontare che cercare di intraprendere un grande progetto tutto in una volta.

La strategia di rompere la procrastinazione è esattamente ciò che la tecnica del pomodoro ti chiede di fare: suddividere i tuoi grandi compiti, progetti o obiettivi in qualcosa che devi fare solo per i prossimi 25 minuti. Ti tiene iper-concentrato sulla prossima cosa che devi fare piuttosto che essere sopraffatto dall’enormità di ciò di cui ti sei fatto carico. Non preoccuparti del risultato: prendilo solo un pomodoro alla volta.

Combattere le distrazioni

Se sei mai stato interrotto quando eri in uno stato di flusso, sai quanto possa essere difficile recuperare la concentrazione. Tuttavia, il flusso costante di informazioni² che si riversa tramite e-mail, chat di gruppo e notifiche sui social media, richiede sempre più la nostra attenzione.

Mentre sarebbe bello incolpare la tecnologia per tutto, studi recenti suggeriscono che oltre la metà di tutte le distrazioni della giornata lavorativa sono autoinflitte, il che significa che ci allontaniamo dalla concentrazione. Al momento, può essere facile giustificare queste auto-interruzioni con: “Questa e-mail è troppo importante per aspettare” o “Ci è voluto meno di un minuto per controllare il mio profilo social; non è una vera distrazione”.

Ma quelle piccole interruzioni si sommano! Non è solo il tempo che perdi sulle distrazioni; ci vuole anche tempo ed energia per rifocalizzare la tua attenzione. Dopo aver cambiato marcia, le nostre menti possono indugiare sul compito precedente per oltre 20 minuti fino a quando non riacquistiamo la piena concentrazione. Concedersi all’impulso di controllare Facebook “solo per un minuto” può trasformarsi in 20 minuti di tentativo per tornare al compito.

La Tecnica del Pomodoro ti aiuta a resistere a tutte quelle auto-interruzioni e a ri-allerare il tuo cervello per concentrarsi. Ogni pomodoro è dedicato a un compito e ogni pausa è un’occasione per resettare e riportare la tua attenzione su ciò di cui ti dovresti occupare.

Diventare più consapevoli di dove va il proprio tempo

Quando pianifichiamo i nostri progetti futuri, la maggior parte di noi cade vittima della fallacia della pianificazione: la nostra tendenza a sottovalutare notevolmente il tempo necessario per completare i compiti futuri, anche quando sappiamo che compiti simili hanno richiesto più tempo in passato. Il tuo sé presente immagina il tuo futuro che opera in circostanze e restrizioni di tempo completamente diverse.

La tecnica del Pomodoro può essere un’arma preziosa contro la fallacia della pianificazione. Quando inizi a lavorare in sessioni brevi e a tempo, il tempo non è più un concetto astratto ma un evento concreto. Questo diventa un pomodoro, un’unità di tempo e di sforzo. Distinto dall’idea di 25 minuti di “lavoro” generale, il pomodoro è un evento che misura l’attenzione su un singolo compito (o diversi compiti semplici).

Il concetto di tempo cambia da un concetto oppressivo – qualcosa che è stato perso – a una rappresentazione positiva degli eventi compiuti. Cirillo chiama questo: “tempo di inversione”, perché cambia la percezione del passaggio del tempo da una fonte astratta di ansia a una misura esatta della produttività. Questo porta a stime di tempo molto più realistiche.

Lo scrittore Ben Dolnick descrive come la sua percezione del tempo è cambiata usando il metodo:

“Cinque minuti su internet, come misurato dal mio timer, passavano in quello che mi sembravano circa 35 secondi. Un’ora cronometrata di ricerca sembrerebbe richiedere tra le tre e le quattro ore. Il mio timer era un metro di metallo croccante steso nella nebbia delle mie intuizioni temporali.”

Quando usi la tecnica del Pomodoro, hai una chiara misura del tuo tempo finito e dei tuoi sforzi, permettendoti di riflettere e pianificare le tue giornate in modo più accurato ed efficiente. Con la pratica, puoi valutare con precisione quanti pomodori prenderà un compito e costruire abitudini di lavoro più coerenti.

Rendere efficiente la tua produttività

Ogni nuovo pomodoro offre l’opportunità di migliorare il precedente. Cirillo sostiene che “la concentrazione e la coscienza portano alla velocità, un pomodoro alla volta”.

La tecnica del Pomodoro è accessibile perché riguarda più la coerenza che la perfezione. Ogni sessione è un nuovo inizio per rivalutare i tuoi obiettivi, sfidare te stesso a concentrarti e limitare le distrazioni. Puoi far funzionare il sistema per te.

Motiva te stesso a costruire il tuo successo, fissa un obiettivo così da aggiungere e consolidare un pomodoro in più ogni giorno. Sfida te stesso per finire un grande compito in un numero prestabilito di pomodori. Prova a impostare un obiettivo numerico di pomodori per ogni giorno senza rompere la catena. Pensare ai pomodori piuttosto che alle ore è solo più divertente.

Consigli finali

Mentre gli intervalli di lavoro/interruzione di 25/5 minuti sono il cuore della Tecnica del Pomodoro, ci sono alcune cose che puoi fare per rendere i tuoi pomodoro più efficaci:

Allontanati dagli schermi durante le pause

Non tutte le interruzioni sono create uguali. Se le tue sessioni di lavoro di pomodoro avvengono sul tuo computer, non passare a Facebook o Instagram quando il timer si spegne. Dai ai tuoi occhi e al tuo cervello una pausa dagli schermi, questo significa anche il tuo telefono! Alzati, muoviti, allungati, esci, fai uno spuntino e guarda fuori dalla finestra. Se lavori da casa, piega dei vestiti o pulisci il tavolo della cucina.

Qualunque cosa tu faccia, la tua pausa sarà molto più mentalmente rinfrescante se sfuggi all’ipnosi luminosa del tuo computer o telefono.

Usa un’app per far rispettare i tuoi pomodori

Gli esseri umani sono fallibili. Non importa quanto tu sia motivato all’inizio della giornata, è davvero difficile attenersi ai tuoi pomodori. Tieniti responsabile con un’app di promemoria di pausa.

Le migliori ti permettono di personalizzare la durata delle tue sessioni di lavoro, quanto vuoi che siano invadenti i tuoi promemoria e quanto rigorosamente vuoi che le tue pause siano applicate. Alcuni ti bloccheranno fuori dal tuo computer per tutta la durata delle tue pause.

Posso consigliarti BreakTimer (sia per Windows che per Mac)

Gratificati concedendoti dei premi

A tutti fa piacere ricevere delle gratificazioni, quel che a volte definiamo “una pacca sulla spalla”. Che sia il nostro capo, il nostro collega, un cliente, un amico o un familiare, è giusto che ogni tanto ci venga riconosciuto il nostro contributo. Facciamo attenzione però a non creare dipendenze insane. Dobbiamo essere capaci di riconoscere le nostre capacità, il nostro impegno, il nostro ruolo, autonomamente (ovviamente in modo oggettivo).

Quando mi trovo a far sperimentare la tecnica nei miei corsi, invito i partecipanti a stabilire prima quali saranno i “premi” che si regaleranno nei break lunghi. Sapere che al termine di un blocco di pomodori ci aspetta una “coccola” ci aiuterà a motivare noi stessi senza bisogno degli altri.

Per quelli che amano le sfide

Se vi piace porvi degli obiettivi sfidanti o se semplicemente trovate questa tecnica troppo easy, fate un passo in più: sfidate la vostra fonte di distrazione. Se è lo smartphone, abilitate i pop-up senza preview e resistete all’aprirli prima del termine dei 25′, lo stesso vale per la posta elettronica.
Il mio (quando sono in smart-working) è la dispensa ed il frigorifero. Starei in continuazione a smangiucchiare qualsiasi cosa!

Se è un collega di lavoro, chiedetegli se ha bisogno del vostro aiuto prima di cominciare la giornata. Informatelo che potrete ascoltarlo solo al termine di un macro blocco di quattro pomodori, in caso contrario fatelo diventare un pomodoro. La gestione del tempo (per meglio dire la gestione delle attività) deve essere quanto più olistica possibile. I nostri compiti, le interruzioni, le distrazioni, le coccole, fanno tutte parte della nostra giornata e tutte devono essere considerate nella gestione del nostro tempo.

Ad un certo punto realizzerete che il rispetto della vostra pianificazione è di per se un elemento di gratificazione. Avrete raggiunto il successo nella gestione del tempo non se avete fatto tutto bene, ma se avete fatto quello che avevate pianificato di fare nel tempo che vi eravate prefissati.

Buon pomodoro a tutti!

1. Interne o esterne ↩︎
2. Alzare e abbassare la testa dallo schermo dello smartphone. Un’azione apparentemente rapida ma che in realtà ci porta via circa mezza giornata a settimana. Quotidianamente siamo bombardati da una enorme quantità di informazioni e a cui sentiamo il dovere di rispondere e la nostra soglia di attenzione automaticamente si abbassa. Meno di otto secondi, più bassa di quella di un pesciolino rosso. La causa? L’infobesity. ↩︎