Per definire gli obiettivi e gli indicatori chiave delle prestazioni (KPI) per qualsiasi situazione, professionale o personale, è fondamentale considerare obiettivi significativi. Gli obiettivi, i traguardi e i KPI sono strumenti. Hanno un utilizzo specifico. Come ogni strumento devono essere progettati e utilizzati in modo mirato e uno dei modi migliori per definire gli obiettivi e i KPI consiste nell’utilizzare i criteri SMART.
Per definire gli obiettivi e gli indicatori chiave delle prestazioni (KPI) per qualsiasi situazione, professionale o personale, è fondamentale considerare obiettivi significativi. Gli obiettivi, i traguardi e i KPI sono strumenti. Hanno un utilizzo specifico. Come ogni strumento devono essere progettati e utilizzati in modo mirato e uno dei modi migliori per definire gli obiettivi e i KPI consiste nell’utilizzare i criteri SMART.
In questo articolo definiamo i criteri SMART con degli esempi e proponiamo alcune linee guida relative alle best practice per definire i propri obiettivi SMART.
Cosa sono gli obiettivi SMART?
Gli obiettivi SMART sono quelli che definiscono gli obiettivi e i KPI in modo preciso e facile da comunicare. Citato per la prima volta in una pubblicazione nel 1981 da George T. Doran e ampliato successivamente dal professor Robert S. Ruben, SMART è un acronimo che sta per:
- Specific (Specifico)
- Measurable (Misurabile)
- Achievable (Raggiungibile)
- Realistic (Realistico)
- Time-bound (Definito nel tempo)
Il criterio SMART afferma che gli obiettivi strategici chiari e raggiungibili rappresentano il modo più efficace per costruire tappe intermedie e metriche concrete. Anziché fissare un obiettivo generico come “aumentare le vendite”, si potrebbe considerare un obiettivo più SMART come “aumentare del 4% le vendite di abbonamenti premium in California a febbraio, rispetto all’anno scorso”.
Gli obiettivi SMART sono le singole fasi di una strategia ben ponderata orientata al raggiungimento di obiettivi più estesi.
Per chi corre una maratona o scala una montagna, gli obiettivi SMART sono i punti di riferimento lungo il percorso, che permettono di sapere dove ci si trova e come si sta andando. Non si tratta semplicemente di raggiungere la meta, ma di quali fasi superare per arrivarci. I KPI SMART sono i parametri che gli obiettivi SMART usano come misurazioni attendibili, con un inizio e una fine.
Come strutturare gli obiettivi SMART
Specifico
Essere chiari a proposito degli obiettivi e delle aspettative è il primo passo per arrivare alla meta finale. Se gli obiettivi sono troppo vasti o troppo vaghi, è facile non raggiungerli. Ove la definizione dovesse essere troppo ampia, gli obiettivi diventano difficili da misurare e da raggiungere. Nel caso si è troppo vaghi si rischia di commettere molti errori e di incorrere in fraintendimenti. È come scalare una montagna senza sapere quanto è lungo il percorso, quanto tempo si prevede di impiegarci, quali sono le condizioni meteorologiche o anche solo cosa indossare per farlo. Con degli obiettivi specifici si può visualizzare il percorso dall’inizio alla fine. Usando dei KPI specifici si può definire il percorso in modo ancora più preciso, inserendo dei punti di riferimento affinché ciascuno sappia esattamente dove si trova.
Nel definire i tuoi obiettivi SMART, cerca di rispondere a domande come:
- Quali sono le fasi concrete del nostro piano?
- Di chi abbiamo bisogno per realizzarlo?
- Dove agiremo?
- Perché è importante per la nostra strategia a lungo termine?
- Come possiamo assegnare la priorità a questo obiettivo rispetto ad altri?
Un esempio di obiettivo SMART specifico
Se Superman sta cercando di “salvare il mondo”, sarà più specifico e restringerà l’obiettivo a “evitare che Lex Luthor metta in atto il suo piano”. Questo aiuta Superman a concentrarsi molto meglio sui suoi obiettivi e ad assegnare la priorità all’arresto di un supercattivo, piuttosto che al salvataggio del picchio dal becco d’avorio dall’estinzione.
Misurabile
Se non siamo in grado di misurare qualcosa, non possiamo capire se stiamo andando bene o se siamo fuori strada e dobbiamo correggere la rotta. Oltre a essere specifici negli obiettivi, occorre poter quantificare i dati o indicare in che punto ci si trova rispetto all’obiettivo da raggiungere. Inoltre, definendo obiettivi e criteri misurabili, tutte le persone coinvolte potranno valutare le proprie prestazioni e rimanere sulla buona strada.
Nel definire il tuo obiettivo SMART, cerca di rispondere a domande come:
- Di quali dati abbiamo bisogno?
- Dove saranno i nostri dati? E come potremo accedervi?
- I dati sono affidabili e verificabili?
- Quali sono delle tappe intermedie ragionevoli?
- Quale risultato si può considerare sufficiente? Quale no?
- Come sapremo se avremo raggiunto l’obiettivo?
Un esempio di obiettivo SMART misurabile
Se il tuo obiettivo è scalare una montagna in un giorno, probabilmente farai delle ricerche, pianificherai il numero di chilometri da percorrere ogni ora e seguirai i progressi compiuti. Dopodiché misurerai la distanza percorsa e il tempo trascorso in riferimento all’obiettivo. Questo è un piano molto più SMART rispetto a guardare la vetta della montagna nel pomeriggio e mettersi in cammino sperando di raggiungerla prima del tramonto.
Arrivabile (o raggiungibile)
È importante considerare gli obiettivi finali e pianificare obiettivi che siano realistici. È anche importante non lasciarsi prendere troppo la mano e non ricorrere a obiettivi lontani o irraggiungibili come fattori motivanti, inseguendo sempre un obiettivo estremamente ambizioso. Tieni alta la tua motivazione e quella dei tuoi stakeholder con la soddisfazione derivante dal successo e dai progressi reali. Fissa obiettivi ambiziosi e datti da fare per raggiungerli, ma tieni conto dei limiti interni ed esterni. Il raggiungimento degli obiettivi deve essere sostenibile.
Nel definire il tuo obiettivo SMART, cerca di rispondere a domande come:
- Quali fasi occorre affrontare per raggiungere questo obiettivo?
- Quanto controllo diretto abbiamo sul raggiungimento dell’obiettivo?
- L’obiettivo è realistico rispetto ai risultati precedenti?
- Quali sono i precedenti?
- Perché consideriamo raggiungibile questo obiettivo?
- Quali fattori esterni e interni potrebbero impedirci di raggiungere l’obiettivo?
Un esempio di obiettivo SMART raggiungibile
I cani da soccorso hanno un unico scopo: trovare i sopravvissuti a disastri come terremoti o attacchi terroristici. Affinché i cani rimangano motivati in zone duramente colpite da gravi calamità, i loro addestratori a volte nascondono dei “falsi” sopravvissuti che i cani dovranno soccorrere, per motivarli a proseguire nel loro impegnativo lavoro. La gratificazione di raggiungere un obiettivo motiva il cane e lo induce a continuare.
Realistico (e rilevante)
Oltre che realizzabili, gli obiettivi devono essere realistici e pertinenti. Fissare obiettivi completamente inaccessibili non aumenterà l’impegno del team, ma d’altro canto obiettivi troppo facili non favoriranno il miglioramento dei risultati.
È anche importante che gli obiettivi siano rilevanti in relazione agli obiettivi personali o professionali nel corso del tempo. I KPI devono misurare gli obiettivi aziendali in riferimento a strategie a breve e lungo termine e di tanto in tanto è opportuno aggiornare i criteri. Quello che funziona oggi non funzionerà sempre allo stesso modo in futuro ed è importante capire quando le esigenze aziendali cambiano. Non perdere di vista gli obiettivi a lungo termine ma non avere timore di modificare le tattiche a breve termine che ti aiuteranno a raggiungerli.
Nel definire il tuo obiettivo SMART, cerca di rispondere a domande come:
- Perché ora l’obiettivo è questo?
- Perché in passato non era questo l’obiettivo?
- Chi sono le persone adatte per raggiungere questo obiettivo?
- In che modo questo obiettivo contribuirà a una strategia a lungo termine?
- Qual è l’indice di redditività del capitale investito (ROI)?
- Cosa comporterebbe il mancato raggiungimento dell’obiettivo?
Un esempio di obiettivo SMART realistico
Se il tuo obiettivo finale è scalare l’Everest ma non hai mai scalato una montagna prima d’ora, non sarebbe realistico puntare direttamente all’Everest. I criteri suggeriti indicano che dovrai innanzitutto chiederti perché cercare di scalare l’Everest, se sei la persona giusta per scalare l’Everest e cosa significherebbe il non riuscire a raggiungere la vetta. Se si decide di procedere, allora si dovrebbe tracciare un programma di allenamento realistico per l’impresa.
Definito nel tempo
L’ultima lettera dell’acronimo SMART viene spesso trascurata ma è importantissimo stabilire una tempistica per i propri obiettivi. Un obiettivo definito nel tempo può prevedere un punto di inizio e uno di fine, oppure una serie di parametri temporali o tappe intermedie. Potresti avere delle scadenze per determinati obiettivi, per rimanere sulla strada giusta. Oppure potresti seguire le metriche in un determinato periodo, che potrebbe essere giornaliero, mensile o trimestrale. Qualunque sia la scelta, pianifica in anticipo per poter misurare i KPI nel corso del tempo e raggiungere così gli obiettivi in modo puntuale.
Nel definire il tuo obiettivo SMART, cerca di rispondere a domande come:
- È realizzabile entro un determinato orizzonte temporale?
- Qual è il tempo più lungo per raggiungere questo obiettivo? E quale quello più breve?
- Quali potenziali ostacoli o fattori legati al tempo potrebbero rallentarci?
- Cosa abbiamo realizzato in passato in tempi simili?
- Quando e come verificheremo i progressi compiuti?
- Cosa faremo se a metà del percorso ci ritroviamo fuori strada?
- Ci sono dei momenti in cui i progressi potrebbero rallentare o accelerare in modo naturale?
Un esempio di obiettivo SMART definito nel tempo
Consideriamo uno dei buoni propositi del nuovo anno preferiti da molti: “Andrò in palestra più spesso”. Un obiettivo di fitness SMART potrebbe prevedere di definire con esattezza con quale frequenza e per quanto tempo si andrà in palestra. Anziché fissare un obiettivo molto generale, potresti decidere di andare in palestra tre giorni alla settimana per un’ora al giorno nel corso del mese successivo. Oppure, se vuoi dimagrire, potresti fissare un obiettivo di fitness definito nel tempo come questo: “Nei prossimi tre mesi perderò 5 chili”. Potresti quindi fissare tappe intermedie di controllo ogni due settimane per verificare di essere sempre sulla buona strada. Ovviamente sarebbero i criteri SMART rimanenti a determinare gli altri dettagli relativi al raggiungimento dell’obiettivo.
