Riunioni Efficaci: Sviluppare i meeting in modo produttivo

Riunioni Efficaci - Meeting and Decision Making

Cosa significa, cosa implica e come raggiungere l’obiettivo di sviluppare Riunioni Efficaci? Chi ha avuto occasione di lavorare in realtà culturali diverse, ha avuto modo di verificare quanto diverse possano essere le dinamiche aziendali in occasione dei meeting. Esiste uno schema pratico da seguire. In questo articolo vi illustrerò i concetti base del meeting and decision making. Concetti appresi attraverso la letteratura di riferimento e consolidati grazie all’esperienza maturata nel percorso professionale all’interno di multinazionali leader nel mondo.

Introduzione

Un’indagine effettuata dal mensile “Fortune” ha rivelato che nel mondo gran parte dei manager di successo spende oltre il 70% del tempo che ha disposizione in quelli che, con un termine onnicomprensivo, gli americani chiamano meeting, cioè incontri e riunioni di lavoro di vario tipo, compresi i sintetici briefing operativi o i cosiddetti brainstorming (letteralmente “tempesta di cervelli”, cioè quando ci si ritrova per ricercare idee il più possibili originali e creative).
Uno studio dell’Università dell’Arizona ha calcolato che negli Stati Uniti si tengono all’incirca 3 miliardi di riunioni di lavoro all’anno e il Consiglio Nazionale di Statistica ha stabilito che mediamente assorbono il 37% delle attività aziendali.

La spiegazione è piuttosto semplice: oltre che lo strumento principe della comunicazione interna, la riunione è un insostituibile e formidabile strumento di lavoro. Quando però in un’azienda si insinua la “legge del minimo irriducibile” è proprio questo strumento il primo ad essere sacrificato e archiviato. O, peggio, ad essere svilito e banalizzato.

Avremo così stucchevoli riunioni che durano ere geologiche, in cui i partecipanti prendono appunti semplicemente per darsi un contegno e far apparire che stanno ascoltando. Altre indette a tamburo battente ma per affrontare problemi che si sono ormai incancreniti. Altre ancora trasformate in occasioni per pavoneggiarsi. Potremmo citare un’infinità di varianti per poi rinvenire in tutte una costante: che si sia in presenza o meno di un ordine del giorno, si finisce per scivolare su questioni futili o irrilevanti sulle quali incredibilmente tutti hanno qualcosa da dire.
Sono due principalmente le ragioni per le quali uno strumento di lavoro così indispensabile si trasforma in “tempo perso” o comunque in buona parte improduttivo:

  • L’ignoranza su come si prepara e si conduce una riunione
  • L’ignoranza del quando e perché farla

Le funzioni delle riunioni efficaci

Le riunioni devono essere intese non come procedure isolate, come procedimenti che hanno un inizio ed una fine ma come un processo che si evolve in modo continuo e produttivo. E’ evidente che all’interno di questo processo devono essere prodotti dei risultati, degli “output”, che rendano efficace il lavoro speso, ma ogni riunione deve attingere a quanto prodotto in una precedente ed essere propedeutica per lo sviluppo di una successiva. Le riunioni efficaci sono tali quando si raggiunge l’obiettivo prefissato utilizzando al meglio le risorse disponibili. Questo implica:

  • minimizzazione del tempo occupato
  • massimizzazione nell’utilizzo delle competenze del team
  • ottimizzazione dei processi e delle figure coinvolte nelle fasi della riunione

Le riunioni devono essere interpretate un po’ come il metabolismo di un essere vivente o il motore di una macchina. Affinché si ottengano grandi performance si deve mantenere alto, in modo costante e continuo, il livello di efficacia di tutti i soggetti coinvolti.

Cosa accade se noi in un solo pasto ci abbuffiamo di piatti seppur anche prelibati? Cosa accade se utilizziamo un’autovettura premendo l’acceleratore al massimo quando il motore è ancora freddo o se riempiamo di legna la caldaia di una locomotiva a vapore o semplicemente il nostro barbeque? Non si devono “intasare” singole fasi del processo ne “svuotarle”. Le funzioni sono tre, intese come fasi, ma a queste deve essere aggiunta la funzione di coordinamento, fondamentale per la gestione delle tre fasi.

Il coordinamento

Il coordinamento (mettere in ordine qualcosa tutti insieme) è l’essenza del management in una azienda moderna. La parola “management” implica che vi sia qualcosa e più di qualcuno da gestire. Quei “qualcuno” costituiscono una squadra. Il coordinatore ha come fine far si che gli sforzi di ciascuna parte dell’organizzazione vengano diretti e armonizzati in canali che, nella loro combinazione, realizzeranno lo scopo comune: il successo aziendale e la realizzazione individuale.

La comunicazione è il presupposto della collaborazione. Gli elementi in cui la funzione del coordinamento entra in gioco sono:

  • pianificazione
  • conoscenza
  • informazione
  • accordo
  • produzione

Un buon coordinamento è la chiave per creare lo spirito di gruppo e per fare il salto successivo, cioè creare lo spirito di squadra. Qualsiasi manager, a qualunque livello, sicuramente fallirà se non:

  1. tiene informati i suoi collaboratori
  2. si fa comunicare i loro punti di vista
  3. stabilisce un accordo
  4. programma le attività o non si assicura che vengano eseguite
Le tre fasi delle Riunioni Efficaci

La pianificazione

L’esecuzione

L’evoluzione

….

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